Aprueban el instrumento denominado: "Protocolo de Trabajo Remoto de los Órganos Jurisdiccionales en Materia Civil"
Corte Superior de Justicia de Puente Piedra - Ventanilla
Presidencia de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra - Ventanilla
RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA N° 000168-2020-P-CSJPPV-PJ
Ventanilla, 2 de junio de 2020
VISTOS Y CONSIDERANDO:
Primero: Mediante la Resolución Administrativa Nº 53-2020-P-CE-PJ, de fecha 6 de abril de 2020, la Presidencia del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial autorizó a los Presidentes de las Cortes del país, en cuyos Distritos Judiciales funcionan órganos jurisdiccionales tramitando procesos con el Expediente Judicial Electrónico (EJE), que dispongan las medidas necesarias para tramitar de forma remota los expedientes que su naturaleza lo permita durante el período de emergencia nacional; ello sin perjuicio de la suspensión de los plazos procesales y sin que implique el desplazamiento de magistrados y servidores a las sedes judiciales, salvo que fuere indispensable para asegurar su continuidad y funcionamiento.
Segundo: Mediante la Resolución Administrativa Nº 132-2020-P-CSJPPV-PJ, de fecha 23 de abril de 2020, la Presidencia de esta Corte Superior de Justicia dispuso habilitar, mientras dure el Estado de Emergencia Sanitaria, al citado órgano jurisdiccional, a cargo de tramitar el Expediente Judicial Electrónico (EJE), para que también tramiten de manera remota los expedientes digitalizados a su cargo, a condición de garantizar el debido proceso. En ese sentido, dispuso la digitalización de los expedientes no electrónicos del mencionado órgano jurisdiccional.
Tercero: Bajo dicho contexto, mediante la Resolución Administrativa N° 000135-2020-P-CSJPPV-PJ, de fecha 26 de abril de 2020, este Despacho dispuso la digitalización de los expedientes que vienen siendo tramitados por la Sala Civil de este Distrito Judicial; posteriormente, mediante la Resolución Administrativa Nº 153-2020-P-CSJPPV-PJ, de fecha 11 de mayo de 2020, se dispuso el funcionamiento de la Sala Civil para que conozca en grado de apelación los procesos remitidos por los Juzgados de Familia; y, asimismo, se autorizó para que desarrolle labores jurisdiccionales de manera remota, incluido la programación de audiencias, en el trámite de los procesos judiciales que su naturaleza lo permita, a condición de garantizar la no vulneración del debido proceso, privilegiar la notificación por casilla electrónica y priorizar la atención a las materias urgentes.
Cuarto: Paralelamente, con fecha 9 de mayo de 2020, mediante la Resolución Administrativa N° 000151-2020-P-CSJPPV-PJ, este Despacho aprobó el instrumento denominado: "Protocolo de trabajo remoto de los expedientes judiciales digitalizados" para su implementación en la Sala Laboral Permanente de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra Ventanilla. Posteriormente, mediante la Resolución Administrativa N° 000166-2020-P-CSJPPV-PJ, emitida en la fecha, se aprobó la "Guía para la Digitalización de Expedientes Judiciales Físicos para el Trabajo Remoto en el Módulo Corporativo Laboral a Nivel de Juzgados de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra - Ventanilla; y, se dispuso que la tramitación de los expedientes digitalizados deberá realizarse de manera remota, es decir, mediante el uso de los medios tecnológicos establecidos por el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial y la Presidencia de esta Corte Superior de Justicia; debiendo los órganos jurisdiccionales laborales garantizar el debido proceso y la tutela judicial efectiva; y, en ese sentido, privilegiar la notificación por casilla electrónica o, en su defecto, cualquier otro medio establecido por la legislación procesal vigente.
Quinto: Asimismo, es menester tener en cuenta que mediante la Resolución Administrativa N° 133-2020-CE-PJ, de fecha 7 de mayo de 2020, el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial aprobó la propuesta denominada "Proyecto de Mesa de Partes Electrónicas y Digitalización de Expedientes Físicos" y el "Protocolo para el uso de la Mesa de Partes Electrónica del Poder Judicial y Digitalización o Escaneo de Expedientes Físicos, para el Periodo de Reinicio de Actividades", cuyo objetivo es permitir a los usuarios el ingreso de escritos y demandas de las diferentes especialidades a través del Portal de la Mesa de Partes Electrónica. Cabe precisar que la Mesa de Partes Electrónica del Poder Judicial viene desplegándose a partir de 12 de mayo de 2020 en este Distrito Judicial, encontrándose a la fecha disponible el ingreso de escritos en la especialidad civil, laboral y familia.
Sexto: Bajo este escenario normativo, mediante el correo electrónico cursado en la fecha, la Sala Civil remitió el instrumento denominado: "Protocolo de Trabajo Remoto de los órganos jurisdiccionales en materia civil de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra - Ventanilla", cuyos objetivos, entre otros, son garantizar la continuidad en el servicio de impartición de justicia, sin poner en riesgo la salud de los justiciables, jueces y personal y fortalecer la transparencia en el servicio, para que el justiciable y los abogados puedan acceder en tiempo real al contenido de los expedientes judiciales, garantizando su derecho a la defensa.
Séptimo: Al respecto, debe tenerse en cuenta que este instrumento ha sido socializado y aprobado por todos los jueces de la especialidad civil, luego que este Despacho convocara con fecha 26 de mayo de 2020, a una reunión de trabajo al Equipo Técnico para la Modernización de los Despachos Judiciales de los Juzgados Civiles de esta Corte Superior de Justicia para dichos efectos. En ese sentido, cabe precisar que el contenido del "Protocolo de Trabajo Remoto de los órganos jurisdiccionales en materia civil de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra - Ventanilla es coherente con los disposiciones normativas que hasta la fecha ha emitido el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial y la Presidencia de esta Corte Superior de Justicia; por lo que, resulta viable su implementación.
Octavo: En consecuencia, atendiendo a que el Presidente de la Corte Superior de Justicia es el representante, director y máxima autoridad administrativa facultada para dirigir la política interna en este Distrito Judicial, corresponde emitir la resolución administrativa correspondiente, en aras de evitar perjuicios a los usuarios judiciales durante el estado de emergencia nacional que afronta el país.
Por tales consideraciones, y en uso de las facultades conferidas en los numerales 3, 4 y 9 del artículo 90 del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial, el Presidente de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra - Ventanilla;
RESUELVE:
Artículo Primero.- APROBAR el instrumento denominado: "PROTOCOLO DE TRABAJO REMOTO DE LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES EN MATERIA CIVIL", para su implementación en los órganos jurisdiccionales en materia civil de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra-Ventanilla, debiendo dichos órganos jurisdiccionales garantizar el debido proceso y la tutela judicial efectiva.
Artículo Segundo.- DISPONER que el Equipo Técnico para la Modernización de los Despachos Judiciales de los Juzgados Civiles supervise el cumplimiento del instrumento normativo aprobado en el artículo primero, debiendo el secretario técnico remitir en forma semanal un informe sobre el avance de la implementación, bajo responsabilidad.
Artículo Tercero.- PÓNGASE la presente resolución en conocimiento del Presidente del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, de la Oficina de Control de la Magistratura del Poder Judicial, Presidente de la Junta de Fiscales del Distrito Fiscal de Lima Noroeste, de la Oficina Desconcentrada de Control de la Magistratura de Puente Piedra - Ventanilla, de la Defensoría Pública Distrital, de los señores magistrados de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra - Ventanilla, Administración Distrital, Administradores de la Sedes Judiciales, Oficina de Imagen Institucional y de la Oficina de Personal, para los fines pertinentes.
Regístrese, comuníquese, publíquese y cúmplase.-
CHRISTIAN ARTURO HERNÁNDEZ ALARCÓN
Presidente
PROTOCOLO DE TRABAJO REMOTO DE LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES EN MATERIA CIVIL DE LA CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE PUENTE PIEDRA -VENTANILLA
1. OBJETIVOS:
1.1. Delinear la metodología de trabajo de los órganos jurisdiccionales en materia civil de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra -Ventanilla (CSJPPV), dentro del marco de la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID -19.
1.2. Fortalecer el trabajo remoto, como una forma de garantizar la continuidad en el servicio de impartición de justicia, sin poner en riesgo la salud de los justiciables, jueces y personal.
1.3. Diseñar el mecanismo para la digitalización de los expedientes físicos, entendiéndose como tal al escaneo de los actuados para que consten en un archivo digital.
1.4. Fortalecer la transparencia en el servicio, para que el justiciable y los abogados puedan acceder en tiempo real al contenido de los expedientes judiciales, garantizando su derecho a la defensa.
1.5. Promover el acceso a la justicia, permitiendo que los justiciables no tengan que concurrir físicamente a la sede judicial para visualizar sus expedientes.
2. ALCANCE:
El protocolo es aplicable a los jueces y personal jurisdiccional y administrativo de los órganos jurisdiccionales en materia civil de la CSJPPV, así como a los sujetos procesales involucrados en los expedientes judiciales.
3. VIGENCIA:
El protocolo estará vigente desde el día siguiente de su aprobación mediante resolución administrativa.
4. ANTECEDENTES LEGALES:
- D.S. 044-2020-PCM que declara el estado de emergencia, ampliado por D.S. 051, 064, 075, 083 y 094-2020-PCM hasta el 30 de Junio del 2020.
- D.U. 026-2020 que aprueba medidas excepcionales para prevenir propagación del Covid-19 y regula el trabajo remoto.
- R.A. 115-2020 del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial que en sintonía con el estado de emergencia, declara la suspensión de labores y precisa casos atendibles, según ampliaciones dispuestas por R.A. 117, 118, 135 y 157-2020-CE-PJ.
- R.A. 108-2020-P-CSJPPV-PJ de la Presidencia de la CSJPPV, por la que se habilitan órganos de emergencia y se dictan disposiciones a aplicarse durante el estado de emergencia, ampliada según R.A. 111, 118, 135, 153 y 158-2020-P-CSJPPV-PJ.
- R.A. 124-2020-P-CSJPPV-PJ de la Presidencia de la CSJPPV que aprueba los lineamientos para implementar el trabajo remoto durante estado de emergencia.
- R.A. 123-2020-CE-PJ del Consejo Ejecutivo que autoriza el uso del Google Hangouts Meet.
- R.A. 124-2020-CE-PJ del Consejo Ejecutivo que autoriza la implementación de la Solución de Conexión VPN.
- R.A. 129-2020-CE-PJ del Consejo Ejecutivo que aprueba el Protocolo de Reactivación del Poder Judicial, modificado por R.A. 146-2020-CE-PJ.
- R.A. 133-2020-CE-PJ del Consejo Ejecutivo que aprueba el Proyecto de Mesa de Partes Electrónicas y digitalización y escaneo de expedientes físicos.
- R.A. 134-2020-CE-PJ del Consejo Ejecutivo que autoriza el descargo de resoluciones vía web.
- R.A. 134-2020-P-CSJPPV-PJ de la Presidencia de la CSJPPV que autoriza el uso del Hangouts Meet y el correo Groupwise.
- R.A. 135-2020-P-CSJPPV-PJ de la Presidencia de la CSJPPV que en su Art. 6º dispone la digitalización de los expedientes tramitados por la Sala Civil.
- R.A. 150-2020-P-CSJPPV-PJ de la Presidencia de la CSJPPV que aprueba el Protocolo para entrevistas.
- R.A. 153-2020-P-CSJPPV-PJ de la Presidencia de la CSJPPV que en un extremo habilita a la Sala Civil para conocer procesos de familia en apelación y tramitar causas de manera remota.
- R.A. 147-2020-CE-PJ del Consejo Ejecutivo que aprueba el Plan actualizado para la vigilancia, prevención y control del COVID-19 en el Poder Judicial.
- D. Leg 1505 que establece medidas temporales excepcionales en materia de gestión de recursos humanos para el sector público durante el estado de emergencia.
- Proveído 145-2020-P-CSJPPV-PJ de la Presidencia de la CSJPPV que autoriza el uso exclusivo de la Mesa de Partes Electrónica desde el 29 de Mayo.
5. ACCIONES REALIZADAS:
5.1. Instalación de las herramientas informáticas autorizadas por el Poder Judicial (VPN y Google Hangouts Meet) en los equipos de cómputo personal y teléfonos móviles de los jueces y servidores.
5.2. Capacitación y asistencia técnica del Área de Informática de la CSJPPV para el uso de las herramientas informáticas señaladas.
6. PAUTAS SANITARIAS PARA EL TRABAJO REMOTO DE LOS EXPEDIENTES FÍSICOS
6.1. La coordinación, seguimiento y monitoreo del procedimiento de digitalización, elaboración de actos procesales, realización de audiencias y entrevistas con los justiciabes se realizará de manera virtual a través de las herramientas tecnológicas cuyo uso ha sido aprobado por el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial.
6.2. Cualquier indicio o sospecha de síntomas relacionados con el COVID -19 debe ser reportado con la reserva del caso al área de recursos humanos de la CSJPPV para su inmediato monitoreo y la adopción de las medidas correspondientes; del mismo modo en caso se confirme el diagnóstico.
6.3. Asimismo, deben cumplirse las pautas previstas en el Plan para la vigilancia, prevención y control del COVID-19 en el Poder Judicial, aprobado por R.A. 147-2020-CE-PJ y las normas que sobre el particular ha emitido la CSJPPV, tanto para el trabajo remoto, ingreso a los locales de la Corte, traslado de personal, equipos y expedientes, bajo responsabilidad de la Administración Distrital.
7. DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES FÍSICOS
La digitalización comprende tres fases: preparatoria, digitalización y conclusión, cuyo monitoreo estará bajo la supervisión del Administrador del Módulo Civil.
7.1. Fase preparatoria
7.1.1. Realización de inventario de expedientes judiciales físicos, mediante el uso del formulario: "Inventario de expedientes físicos para digitalizar" (Anexo 1) donde debe consignarse número de expediente, demandante, demandado, materia, folios, tomos, cuadernos, fecha de ingreso al órgano jurisdiccional y ubicación.
7.1.2. Selección del personal que será responsable del proceso de digitalización, teniéndose presente que no pertenezca al grupo de riesgo, conforme a lo pautado en el Protocolo de Reactivación aprobado por R.A. 129-2020-CE-PJ y R.A. 146-2020-CE-PJ.
7.1.3. Desglose de todas las piezas del expediente, preservándose su orden e integridad, dejándose constancia mediante razón si existe alguna pieza deteriorada.
7.1.4. El inicio y avance de la digitalización (selección prioritaria de los expedientes) debe responder a un escaneo estratégico que priorice las metas y diseño que plantee el juez o Presidente de la Sala Civil.
7.2. Fase de digitalización
7.2.1. Desglosadas las piezas y después de verificar que no existan grapas u otro elemento que impida su manipulación individual, se procederá al escaneo de pieza por pieza y cara por cara.
7.2.2. La digitalización debe ser íntegra, segura y óptima, cuidándose que el escaneo refleje lo que aparece en el documento original.
7.3. Fase de conclusión
7.3.1. Las piezas digitalizadas formarán un archivo que se alojará en un repositorio informático, conforme a lo señalado en la R.A. 133-2020-CE-PJ, manteniéndose la foliatura que sigue el expediente físico.
7.3.2. Se puede utilizar el Google Drive como repositorio para el alojamiento del expediente físico digitalizado.
7.3.3. El expediente físico digitalizado se ingresará en el SIJ como escrito: "Expediente físico digitalizado para trabajo remoto".
7.3.4. El servidor a cargo de la digitalización certificará la autenticidad, incluyéndose dicha certificación al expediente digital.
7.3.5. Se procederá luego a la costura de las piezas procesales, para que el expediente físico sea devuelto donde se encontraba bajo custodia, verificándose que dicha ubicación se refleje en el SIJ.
7.3.6. La primera resolución que se expida después seguirá el orden correlativo del expediente físico, disponiendo el acto procesal respectivo, comunicándose a las partes que se ha retomado funciones mediante trabajo remoto y que el expediente está digitalizado e ingresado como escrito según el punto 7.3.3.
7.3.7. A la notificación electrónica de la resolución mencionada en el punto 7.3.6. se incluirá como anexo el archivo digital del expediente y/o será compartido digitalmente a través del enlace respectivo.
8. ACTUACIONES PROCESALES
8.1. Del ingreso y trámite de nuevas causas
8.1.1. La demanda y sus anexos que no hayan sido digitalizados al momento de su recepción, serán escaneados conforme al procedimiento señalado en el apartado 7.
8.1.2. Los expedientes en trámite también serán digitalizados conforme al procedimiento señalado en el apartado 7.
8.1.3. Se seguirá el trámite mediante trabajo remoto, firmándose digitalmente las resoluciones que serán descargadas en el SIJ.
8.2. De la presentación de escritos
8.2.1. Los escritos serán ingresados a través de la Mesa de Partes Electrónica, teniéndose presente lo dispuesto en la R.A. 133-2020-CE-PJ que aprueba el Proyecto de Mesa de Partes Electrónicas y el Proveído 145-2020-P-CSJPPV-PJ que autoriza el uso exclusivo de la Mesa de Partes Electrónica desde el 29 de Mayo.
8.3. Del trámite para elevar a instancia superior
8.3.1. Los expedientes físicos donde ya se haya concedido apelación o casación será digitalizado de acuerdo al procedimiento previsto en el apartado 7.
8.3.2. Digitalizado el expediente se remitirá a la Mesa de Partes Electrónica para su registro y derivación al superior jerárquico.
8.4. Ingreso y trámite de expedientes en grado de apelación
8.4.1. Los expedientes que ya estén elevados físicamente serán digitalizados conforme al procedimiento señalado en el apartado 7.
8.4.2. Se seguirá el trámite mediante trabajo remoto, firmándose digitalmente las resoluciones que serán descargadas en el SIJ.
8.4.3. Con los nuevos expedientes que sean elevados digitalmente se verificará que se encuentre registrado en el SIJ y se procederá con el trámite previsto en el punto 8.4.2.
9. PROGRAMACIÓN, PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE AUDIENCIAS
9.1. Se programará la audiencia preliminar, audiencia de prueba, audiencia única y/o vista de la causa, que se deberá realizar a través del aplicativo Google Hangouts Meet.
9.2. El secretario, especialista legal o relator registrará la programación en la agenda judicial electrónica (SIJ) y la agendará en la cuenta corporativa del correo Gmail asignado.
9.3. En la resolución que se programa la diligencia se comunica a las partes que se realizará a través de dicho aplicativo, invitándose a los abogados a que proporcionen su correo Gmail y lo remitan al correo institucional del auxiliar jurisdiccional (Groupwise) y/o correo personal Gmail del mismo servidor.
9.4. Con los correos Gmail de quienes van a participar, el secretario, especialista legal o relator invita con la debida anticipación al juez y/o jueces (en la Sala Civil) y abogados para que puedan unirse el día de la diligencia a través del Hangouts Meet.
9.5. El auxiliar jurisdiccional señalado en el punto anterior coordinará con las partes, sólo y exclusivamente para asesorarles en el uso de la plataforma y para que se conecten diez minutos antes del inicio de la diligencia para verificar la identidad de los asistentes y realizar las pruebas de conectividad que garanticen el inicio de la diligencia en la hora señalada en la resolución.
9.6. El órgano jurisdiccional procederá conforme a las disposiciones procesales vigentes y el protocolo respectivo, si el expediente se tramita bajo el modelo de oralidad.
9.7. Toda la diligencia, sea o no bajo el modelo de oralidad, será grabada y el enlace será comunicado a las partes.
9.8. Desde el inicio y durante toda la audiencia el auxiliar jurisdiccional vigilará que las partes no tengan problemas de conexión.
9.9. Cualquier incidencia que requiera que el juez o jueces (en la Sala Civil) conferencien en reserva con el auxiliar jurisdiccional respectivo o entre los jueces (en la Sala Civil, para deliberar decisiones) será superada usando alternativamente otro medio de comunicación paralelo (teléfono móvil, WhatsApp, etc).
10. DESCARGO Y NOTIFICACIONES
10.1. Todas las resoluciones que se expidan deberán ser firmadas digitalmente y descargadas luego en el SIJ.
10.2. Descargada la resolución se notificará a la casilla electrónica respectiva.
11. ATENCIÓN AL PÚBLICO
11.1 Los jueces atenderán las entrevistas que soliciten los abogados y litigantes, durante los horarios de atención al usuario, a través del aplicativo Google Hangouts Meet, de acuerdo con el protocolo aprobado por R.A. 150-2020-P-CSJPPV-PJ.
12. DISPOSICIONES FINALES
12.1. En todo lo no regulado en el presente protocolo, será válido lo que el juez o jueces (en Sala Civil) dispongan, siempre que se garantice el derecho de defensa de las partes y el debido proceso, con cargo a reportar lo que fuere necesario para modificar y/o afinar el presente protocolo.
[El Peruano: 01/07/2020]
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